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会展项目执行现场应注意的问题
在会展项目中,会展公司项目执行人员在总是需要面对各种问题。在现场执行方面,作为乙方(工厂方)要积极配合甲方的会展公司完成项目,但也有一些乙方是不负责的。如何与乙方交涉协调,如何解决现场的突发问题,这对甲方项目执行人员来说是一个不小的问题。以下列举一些常见问题和处理方法,与大家分享。
 
1、合同中涉及乙方合同款发票及追加发票的问题。
 
在合同中要写明合同价是含税价格,乙方有义务为甲方开据发票。并写明甲方收到乙方发票后会及时支付尾款或其他款项。这样避免了乙方会以各种理由延期开据发票或不开发票。严谨的合同是维护自己利益最好的方法。
 
2、现场乙方出现问题如何扣款。
 
乙方在出现问题时,甲方应索取证据,可以采用拍照、样品小样(样品上有乙方负责人的签字)等形式采集。双方协商扣款问题,达成一致后,双方签订责任单,甲方再将其尾款做扣除结算。在结算需要扣除一定尾款时,责任单将成为重要凭证。
 
3、乙方如透露甲方商业机密该如何处理。
 
有些乙方会找到甲方的客户负责人聊一些关于合作、制作成本报价等问题,这个时候作为甲方的我们该如何处理呢?第一:保证客户在现场时,我们的客户专员时刻陪同在客户周围,不给他人可乘之机。第二:在合同中写明,如乙方透露我公司商业信息,乙方要负何种责任。
 
4、现场追加制作时应注意哪些。
 
甲方要求乙方追加制作时,需要甲乙双方共同签订公司流程或是追加制作确认单类的文件。当双方达成共识,确认制作后,方可签字确认。现场签字问题要注意以下几点。
 
1)双方要有同样内容的确认单,确认单为电子打印版或手写复印件。
2)两份确认单都要有双方的签字。
3)如遇到手写情况,要有分割线。
4)没有复印的条件下,采取照相等形式保留文件。
5)金额类别、金额符号、大写中文数字要写清。
6)要写明追加部分责任原因。例如(甲方要求修改或乙方制作错误、调整等问题。)
 
以下列图举例说明:
 
如图:A图为现场双方签订的制作单,单子中未涉及到金额,只有一些数字,也没有乙方人员的确认签字。甲方负责人签字确认后将单子交给了乙方,没有留下复印件或其他任何凭证。
 
B图为项目结束后,乙方将制作单进行了篡改。原本没有的费用被乙方后补了上去。并且加上了“所有费用由甲方承担”等字样。
 
制作单的原始文件在乙方手中,甲方负责人没有复印件、也没有照片。在这种情况下,乙方如果状告甲方未支付追加款,甲方只能干吃哑巴亏。因为甲方没有证据去反驳乙方。单子上有甲方的签字,证明甲方认可了这个单子,单子上的所有内容你都认可并同意了。
 
如果按照上面5点注意事项开展工作的话,这种事情是可以避免的。为了避免现场出现问题,在前期工作中要尽量想到这些问题,提前准备和处理,避免现场频繁修改或事后发生纠纷。
 
5、与工厂人员的接触问题。
 
现场会可能会有很多问题发生,如果你发现问题,想让工厂来处理,那么应该让工厂的负责人去安排,而不要直接指挥工人。工人并不会听从你的指挥,因为付给他工资的人不是你。现场不要与乙方工人发生语言或肢体冲突。现场还可能会出现突发情况,如施工人员受伤、展台由于某种原因无法搭建等,一旦出现这类情况,应首先通知项目总监,告知现场情况。
 
6、项目结算问题。
 
1)如乙方制作没有问题时,应按合同规定的时间给乙方结算。
 
2)如乙方制作出现问题,要与乙方沟通付款、扣款等问题,并协商付款时间。在此期间应以书面形式或邮件形式为主。因为电话等口头方式无法成为凭证。
 
3)应在乙方提供全部项目款发票后再给予支付款项,以避免乙方延期、拖欠发票问题。
 
(撰文:设计本部·项目部·郭旭)
2013年1月25日上传
 
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