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随需搭建,沉着应变

        突如其来的事件往往最能考验一个团队的应变能力。紫琪团队在展览行业奋斗了十几年,可谓身经百战,遇到过无数次突发事件的挑战。今年9月成都某大型展览中的突发情况,又一次考验了紫琪团队的应变能力和执行能力。

今年9月,紫琪团队如期进驻一年一度的某政府大型展会,积极开展前期搭建工作。此时正是9.18纪念日到来、钓鱼岛事件升级期间,全国各地反日浪潮此起彼伏,中日两国民间贸易交往、文化交流受到严重影响。就在开展前一天的傍晚时分,也就是展会各项搭建准备工作进入尾声的时候,组委会为了防止不可控情况的发生,毅然做出一个带有政治因素的决定:向全部日本参展企业及政府代表团关闭展会大门。这个决定意味着上千平米的展位空置,直接影响展会出展效果。
如何解决场地空置,如何将空置场地有效利用,对主办单位及协助主办单位完成现场搭建的施工方来说是一大挑战,原因有三:一是现场情况复杂,能否在有限时间内改变近千平米场地的功能?这是最考验组织者应变能力的难题。二是时间紧迫,主办方下达日企撤展指令时,距开展只有不到20个小时的时间,工作量与工作难度急剧增加。三是物料紧缺。对展台进行临时改建,许多物料需要在最短的时间内进行调配、制作及安装。
紫琪团队凭借多年的搭建经验临场应变,积极应对挑战,上下一心,寻求难题的解决之道。
在展台改造方面,紫琪积极配合主办方邀请的本地企业,根据现有场地条件,在最短时间内使现有场地满足企业参展基本需求、考虑自身制作时间限制,为参展企业提供合理化建议,从而快速高效满足展位使用。
时间紧迫,紫琪团队就连夜奋战,与当地制作工厂及设备供应商通力配合,争取在开展前出色地完成工作。团队领导首先远程指挥北京公司相关同事在极短时间内绘制施工图纸,然后安排成都工厂连夜制作,并在开展当天交通几乎瘫痪、安保管控最为严格的情况下及时将物料运到展场。
物料紧缺,紫琪团队就整合现有场地资源,合理利用,将可用物料进行重组,尽可能利用现有物料完成场地功能改造。与此同时,连夜协调当地AV设备供应商调货,在最短的时间内安装好AV设备,并配备了展期设备维护人员。为保证不同工种有序进场施工,紫琪的团队领导时刻坚守在第一线把控施工进度,并有效协调展会主办、主场、货运、安保等部门,调动各方积极配合。
紫琪团队经过20小时连夜奋战,最终将空置的场地进行了功能改造或有效修饰,高效的工作得到了组委会领导的高度肯定。
积极应对,灵活应变,沉着冷静,不怕吃苦,这就是紫琪人应对突发情况的“绝招”。
(撰文:李迪)
2012年10月22日上传
 
 
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