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撰写幻灯片文案的4个建议

 

一位男士写Email跟我说:他为老板做PPT很辛苦。其中最痛苦的部分就是把满页的文字提炼为一两句话。他和老板是有个共识,就是不能往幻灯片塞大段的文字。但是,当他把费尽力气提炼出来的PPT交给老板的时候,老板却觉得丢失了“中心思想”,只能再把文字加回去。这样一来一回,PPT又差不多变成了老样子。这真是一个挨累又不讨好的差事!
如今,把一堆文字塞到PPT幻灯片里的做法,已经是公认的懒惰行为。那么,如何让幻灯片里的文字清晰简练呢?有人说要提炼。可是有多少人在这样的建议下成功了?你真的从一堆文字里“提炼”出了言简意赅的句子了吗?
没有。
绝句都不是从散文里提炼出来的。简炼的文字也不是从一堆文字里提炼出来的。
我们先看看,为什么PowerPoint里会出现大段的文字呢?
很明显,就是因为找不到“言简意赅”的那一句,人们才不得不把一堆文字放在PowerPoint里。懒惰,加上“Copy/Paste”的便捷性,让这种情况更加严重。这样一堆文字,罗哩罗嗦,里面通常是找不到点明要旨的那一句的。既然这样,我们怎么可能在这里面“提炼”出什么呢?这就像往井里撒网捞鱼一样荒谬,因为这里根本就没有鱼!
如果文字已经大段大段地塞进了PowerPoint,就别对这样一堆文字抱有期望。这完全不同于中学作文里的“缩写”,因为那些需要缩写的都是范文,绝对不是空洞无物的东西。为了给学生做练习,文章里面已经藏好了要点和主旨句,所以可以成功“缩写”。而职场PowerPoint里出现的大段文字则完全不同,它们常常是“贫瘠”的文字,缺乏“营养”。
       那我们怎么办?
其实,简明的文字不是“提炼”出来的,它的诞生几乎是个完整的创作过程。所以答案就是:重新写!
1、先扔掉那堆糟糕的文字
最好的裁缝,也不愿意改衣服,而更愿意重做一件。
请务必先扔掉那堆文字,不要多看它一眼。多看一眼的风险就是,你的想法可能都会被带到沟里去。尤其当这些文字是你的老板和经理写的,你多看它几遍,尝试理解它之后,就会发现,除了挑点语病和错字之外,你真拿它没有办法。如果你是copy过来的文字,它一定是别人的想法,精简它的难度很大,因为你不知道作者的写作目的和针对性。面对这样的一堆文字,你甚至无法判断哪句有用那句没用。
所以,先扔掉这些文字。
2、探寻本义
我们只能写好自己了解的故事。
我们开始动笔之前,要追溯事情的本义,要问问为什么要写这些文字?去了解和熟悉一下事情的动机和根本目标是什么,并考察为此目标准备的论据和素材。只有从头考察要陈述事情的背景、缘由、对象,我们才能写出“言简意赅”的那句。同时,正因为事情的背景、缘由、对象没有一次是相同的,所以我们撰写出来的文字也绝对不会千篇一律。
这样看来,我们要避免去缩写一篇糟糕的文本,而是在摸清了事情的脉络之后,来一个全新的创作。
3、写在方寸之间
为了把握简洁的原则,不论你有多少想法,最后请务必把它们都写在“便利贴”上。
这种到处可以找到的淡黄色小帖纸实在是好工具。它足够小,所以也只能写上一句话了。这样一来,你不得不把想法和观点用一句话表达。当你写了多个小贴纸之后,也可以方便地将它们粘在白板上或者墙壁上。这时,你可以退后两步,对这些想法做个“全景式”的检视,你可以随时调整顺序和增删。请注意,这个做法一定会比对着电脑里的Mindmap软件要好,更为方便。更难能可贵的是,你还可以邀请其他人过来参观和讨论。
若干个小贴纸被贴上去、删减、调整顺序 … … 最后,如果你对墙上的小贴纸感到满意,请想象,每一张小贴纸都对应着一页PPT幻灯片。这时,你的脑海里已经呈现出了一个很棒的PPT幻灯片了。
4、妙手偶得也靠积累
妙手偶得”是让古典诗人最欢喜的境界。再好的诗人也离不开平时的积累,他们不仅要熟读和背诵大量的诗歌,还要每字每句的认真“推敲”,甚至是要“吟安一个字,捻断数茎须”。
我们在创作出好文字之前,也少不了积累和认真“推敲”的过程。在一定的语文水平和修辞能力的基础之上,随着我们写作的增多,也会越写越快,越写越好。
为了炼就PPT文字撰写的功夫,我们也可以参考广告业创作文案的方法。好广告往往有一种了不起的技能 ── 找到准确的语言。只有合适的语言去撰写创意,以具有说服力的语言去讲解创意,才会打造成功的广告。
我们要创作出优秀PPT幻灯片,不也是一样的道理吗?
(稿件来源:Presenting to Win,作者: Gary Yang)
 
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